Gestão de Prioridades e Tarefas

Administrar tarefas com êxito não é algo fácil, são muitas atividades e pouco tempo para dar conta de todas elas. Além disso, as prioridades parecem mudar a todo momento, dificultando estabelecer o que é mais urgente em cada situação. Diante da situação atual, isso se torna cada vez mais visível e complicado para compreender o que é prioridade ou não e a pressão para sermos cada vez mais produtivos.

No entanto, não é impossível. Quando realizamos a gestão de tarefas de maneira clara e objetiva, a priorização de atividades gera ganho de produtividade e qualidade na solução dos seus problemas.

Uma boa gestão de tempo evita situações negativas como perda de sono, estresse elevado, mau humor e perda de produtividade em geral. Ela leva em consideração conceitos como organização, agenda e delegar atividades. Nesse post, mostraremos algumas formas de implementar a gestão de tempo no seu dia a dia.

Gerenciar o tempo não se trata de programar cada detalhe, mas sim adquirir controle sobre seu tempo disponível para melhor gerenciá-lo. Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade.

Primeiramente, deve-se identificar e organizar as prioridades do momento. Muitas vezes, o tempo é desperdiçado com algo que não tem real importância, por falta de clareza sobre o que fazer, falta de energia, concentração, interrupções ou até mesmo tarefas imprevistas.

Esses fatores – chamados distratores – geram uma grande perda de tempo ao longo dos dias e semanas, para quem não tem uma boa organização.

Vale lembrar que mais importante que trabalhar muito, é trabalhar bem e com qualidade, de forma que cada hora trabalhada conte; dessa forma, além de organizar seu tempo, é importante fazer com que cada atividade seja feita com empenho e capricho.

Abaixo, seguem algumas dicas de como fazer melhorar sua gestão:

• Faça listas das atividades que devem ser executadas;
• Enumere-as pelo grau de importância;
• Crie prazos para cada atividade;
• Crie uma rotina com um horário definido para a execução.

Para uma boa produtividade, o ideal seria dedicar cerca de 70% do tempo à execução de atividades. Seria um sinal de planejamento, organização, produtividade e eficiência.

Os outros 30% podem e devem ser utilizados em cuidados pessoais. Não há sentido exigir do corpo uma produção tão alta que ele se esgote antes que tudo esteja concluído. Tente encontrar um equilíbrio entre as esferas pessoal e profissional

Existem, ainda, vários métodos desenvolvidos que podem ajudar a estabelecer prioridades e, portanto, classificar suas tarefas em uma ordem que aumente a produtividade:

1. Método Pomodoro – A técnica envolve a divisão do trabalho em intervalos cronometrados de 25 minutos, separados por intervalos mais curtos de 5 minutos de descanso.

• O objetivo é concentrar-se completamente no seu trabalho durante esse tempo. Após 4 ciclos de 25 minutos trabalhados e 5 minutos de intervalo, faça uma pausa maior de 20 minutos.
• Repita o processo até terminar o projeto ou o seu dia de trabalho.
• O tempo de trabalho fixo fornece mais chances de se concentrar e as pausas regulares ajudam a eliminar o desgaste e melhora o desempenho.

2. Método Kanban – É uma técnica de gestão de tempo que oferece uma representação visual clara de todo o trabalho a ser executado e ajuda a acompanhar e controlar o progresso dos seus projetos.

• O processo é simples, pode ser usado um software próprio, um quadro branco ou notas adesivas.
• O primeiro passo é determinar o número de estágios em seu projeto ou tarefa, criar as colunas (a fazer, fazendo e concluído) e ir movendo as tarefas por elas de acordo com o andamento da atividade.
• Determinar as demandas a partir de um brainstorming; defina todas as tarefas que precisam ser executadas. Em seguida, decida quais delas devem ser movidas para a coluna “a fazer” e quais tarefas podem aguardar;

3. Sistema ABC de Prioridades – Esse sistema é simples de ser aplicado, bastando marcar uma letra para cada atividade de seu planejamento, sendo;

• A: aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, pois é de importância crítica;
• B: aquela tarefa que é importante, mas que não precisa ser realizada imediatamente;
• C: aquela tarefa que deve ser feita, mas sem urgência.

Além de todos os métodos existente disponíveis para a organização das atividades, no meio de tanta tecnologia existem também aplicativos para esse serviço online.

• Trello: esse mecanismo trabalha com o método Kanban, e é um dos mais utilizados pela InovEQ, com grande sucesso.
• Google Agenda: permite marcação visual de prazos e tarefas em grandes períodos de tempo, com opções de visualização em diferentes intervalos (dia, semana, mês ou ano), igualmente usado pela InovEQ.

Contudo, é sempre importante lembrar que cada pessoa é única, e assim também sua forma de se organizar. Não se restrinja aos modelos de organização dos outros, abra sua mente a novas estratégias e ideias que podem te beneficiar cada vez mais.